総務部門 [取引先管理用］テンプレート｜GroupBoard・MOSS 活用支援サイト

定例行事や慶弔など、取引先の様々な情報をGroupBoard ワークスペース上に蓄積し、総務部門と営業部門で共有します。総務部門での取引先関連処理業務の効率化を図りつつ、営業活動をバックアップします。

取引先別書類管理（取引先関連ドキュメント）

提案書や契約書など、取引先とやりとりをした書類を、取引先別に管理できます。

取引先イベント（イベント）

取引先の行事予定をひと目で把握できます。

取引先一覧（取引先リスト）

取引先の連絡先と取引先ごとの社内担当者がすぐに確認できます。

取引先慶弔連絡（回覧板）

取引先の慶弔連絡一覧です。回覧板機能を利用しているので連絡漏れを防ぎます。

書類テンプレート（共有ドキュメント）

契約書や提案書など営業で使用する書類の雛形を一元管理します。ファイルを指定して直接プリントアウトすることもできます。

慶弔お役立ちリンク（リンク）

慶弔の手配をする際に良く使うホームページの一覧表示です。

提案書や契約書など、取引先とやりとりをした書類を、取引先別に管理できます。

登録方法

[取引先別書類管理］の最下部にある［新しいドキュメントの追加］をクリックします。

ドキュメントを登録するには、［名前］の欄の右端の［参照］ボタンをクリックします。

［ファイルの選択］画面が表示されます。

［ファイルの選択］画面で、登録したいドキュメントを選択し、［開く］ボタンをクリックします。

［ドキュメントの種類］のプルダウンメニューから、登録したドキュメントに該当する種類を選択します。

［取引先名］を入力するには、取引先一覧に登録されている取引先を検索します。

取引先の検索には、［取引先名］の欄の右端の［参照］ボタンをクリックします。

［取引先一覧］画面が表示されます。

［検索対象のフィールド］のプルダウンメニューから「取引先名」を選択し、任意の取引先名を入力します。

［検索］ボタンをクリックします。

［検索結果］に表示された取引先から、該当するものを選択し、［選択］ボタンをクリックします。

［日付］等、必要な項目を入力して、［保存して閉じる］をクリックし、確定します。

予定されている取引先の行事をひと目で把握できます。

登録方法

［取引先イベント］の最下部にある［新しいイベントの追加］をクリックします。

［タイトル］に取引先のイベント名、［開始日時］にイベント開催の日時を入力します。

必要な項目の入力が終わったら［保存して閉じる］をクリックします。

新しく登録した取引先のイベントが表示されます。

[取引先一覧] は、Outlook からのインポートが可能なため、特別に入力しなくても、日々の業務の自然な流れで連絡先が蓄積できます。
Office アプリケーションとも強力に連携するため、Outlook の連絡先やアドレス帳として直接利用したり、スプレッドシートにエクスポートして活用したりできます。

登録方法

［取引先一覧］の最下部にある［新しいアイテムの追加］をクリックします。

［取引先名］に取引先の会社名を入力します。

必要な項目の入力が終わったら［保存して閉じる］をクリックします。

新しく登録した取引先の連絡先が表示されます。

取引先の慶弔連絡一覧です。回覧板機能を利用しているので連絡漏れを防ぎます。

登録方法

［取引先慶弔連絡］の最下部にある［新しい回覧の追加］をクリックします。

［タイトル］に、取引先の慶弔を入力します。

［期限］に、取引先の慶弔日時を入力します。

[宛先]で、左側のボックスから回覧を送るメンバを選択し[追加]をクリックします。

必要に応じて［本文］に内容を記入します。

入力後、［保存］をクリックすると、新しい回覧が指定したメンバに一括送信されます。