総務部門 [内部統制］テンプレート｜GroupBoard・MOSS 活用支援サイト

2009年3月に施行される金融商品取引法（J-SOX法）は、上場企業だけでなく、上場企業と取り引きを行う中小企業にも、その影響が及びます。上場企業である取引先に自社の取り組みを提示するためには、業務プロセスが文書化され、きちんと管理されていること、ルールが徹底されていることを見える形で証明する必要があります。GroupBoard Workspace 2007を活用し、内部統制において重要な、業務フローの文書化、管理の効率化、可視化をサポートする仕組みをご紹介します。

業務手順書の管理においてよくあるシーン

販売部門で決めている業務フローが、実際の業務と合わなくなってきたという声があがり、関係するメンバーで見直すことにした。会議で決まった新しい業務フローを業務手順書に反映させ、部門長が内容を確認、新たなフローで業務を行うことが決定した。新しい業務手順書は、メールに添付して、メンバー全員に送付し、確認するよう呼びかけていた。ある日、取引先からの要請で、業務手順書を提出することになった。準備はしていたので、提出はできたが、「誰がチェックをして承認したものなのか？」「権限のない人が編集できるようになっていないか？」「全員が確認しているかどうかがわからない」等、様々な質問を受けて、対応に追われた。

メンバーから提出される業務手順書の内容を確認して承認、最新版をメンバーに周知徹底する必要があります。しかし、承認したこと、メンバーが確認したことは、承認印、確認印を押す等、紙で保存する以外証明することができません。GroupBoard Workspace 2007［業務手順管理］を活用し、ドキュメントのバージョン、権限、承認、確認などを見える形で管理します。

各自のパソコンで保管する方法では、権限のない人が編集する、誤って旧バージョンのドキュメントを上書きする、最新版を確認しないままの人がいる等、様々な可能性が考えられます。しかし、内部統制においては、そうしたリスクへの対策を可視化するところまで必要とされます。

各部門のフォルダに権限を設定しているため、決まった人にしか編集できない仕組みになっている。画面には、部門長が承認したものしか表示されず、これまでのバージョンも参照できる。また、受信者が編集できない［通達］フォームで回覧、全員が確認した記録も残っていたので、問題はなく、取引を継続していただけることになった。

業務プロセスは常に見直さなければなりません。しかし、変更の必要性に気付いても、メンバー全員が集まる場でないと、変更を決定しづらいものです。GroupBoard Workspace 2007［業務フロー見直し・リスク報告］の活用で、発見したリスク等、気付いた時に他のメンバーに投げかけることができ、変更するまでの過程も記録されます。

現行の業務フローが合わなくなったと気付いても、全員の意見を求め、新たなフローを決定するには、全員の都合のつく日に会議を開催する等、時間がかかる。リスクへの対策が必要な場合は、改定が遅れたために、大変なことになる恐れもある。

現行の業務フローにおいて、問題と思われる点を［業務フロー見直し・リスク報告］へ書き込んだ。他のメンバーも意見を返信し、新しい内容が確定したので、やりとりの記録を見ながら業務手順書を修正した。すぐに対応したため、業務を行うにあたって、トラブル等は発生しなかった。

各業務の手順書は、［業務手順書管理］に登録します。部門別のフォルダに個人・グループごとの権限を設定しておくことで、ミスや不正を防ぎ、ドキュメントに対する承認の手順も加えることができます。

フォルダやファイルは権限のあるユーザーのみが閲覧できます。また、承認者が承認済みのファイルのみが表示されます。

権限は、個人・グループに設定できます。権限には閲覧、投稿等、数種類ありますが、承認の権限を持つユーザーには「デザイン」を設定します。

通常は最新版のみが表示されていますが、バージョン履歴で過去のバージョンを表示、復元、削除することができます。

業務手順書の作成・更新時には、メンバーへの周知徹底が必要です。［業務手順書回覧］でファイルを添付して回覧すれば、全員が確認したことの記録になります。

回覧は宛先として選択したメンバーの画面のみに表示されます。送信者は、ビューを「私からの回覧」に切り替えると、何名中何名が確認済みであるか、またその詳細も確認できます。

新規作成する際、［通達］フォームを選択すると、回覧の受信者は内容を編集できません。

現行の業務フローにリスクを発見したり、より効率的な方法を見つけた場合は、［業務フロー見直し・リスク報告］に記載します。ルールを改定するまでの記録として、メンバーのやりとりを振り返ることができます。

業務ごとにディスカッションを作成しておけば、その業務のフロー更新の過程がわかりやすくなります。

ビューは左のような「スレッド形式」の他、「フラット形式」にも切り替えることができます。

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