手間と時間をとられていた煩雑な事務連絡を情報共有で解消！
役所内は一般企業と比べると、様々な職種・業態が混在した職場といえるのではないでしょうか？それぞれの部局や課で、違う形でうまく連携をとりながら住民サービスを提供し続けるのは大変なことです。
そのために、合理的なシステムで日々の業務が進められていますが、職員間のちょっとした情報、例えば公用車の予約状況や 三役の外出先など、部署間を越えて共有しなければいけない事項が一画面で管理できれば、ちょっとした問合せにも役立ち、業務外の煩雑な作業が減って、今よりもスムーズに通常業務を行えます。
また、業務スケジュールに記入する内容じゃないけど、問合せには対応しないといけない・・管轄内主催のイベントの開催場所や開催期間をちょっとメモしておくには色分け、タイトルで一覧できるイベントメモが便利です。
“即時に同時に全員に”頻繁な回覧、臨時案内の周知徹底を一画面処理！
役所内では各自の業務に直接関係のない（だけど周知されていないと困ってしまう！）連絡事項や、臨時案内も多いものです。「重要」の印をつけて回覧しても、期間のズレや当事者外の連絡事項は忘れてしまうこともあるし、忘れられることもある・・ 。
「周知徹底連絡」と「業務外連絡」で、重要度の切り分けをした情報を提供すれば、忘れられがちな連絡事項も簡単に周知徹底が可能です。
また、連絡事項発信元の作業も、業務の合間にデスクから GroupBoard ワークスペースの画面に 「周知徹底連絡」を登録するだけで、全員の既読、未読までリアルタイムに把握できます。
回覧だけでなく、広い役所内では不在時の電話メモや回覧をきちんと伝えるのも大変です。
課や局全体の会議中に会議参加者宛てに電話がかかった場合も、他の課の 職員が適切に電話に応対、該当の部署に伝言する相手が誰もいなくても、電話メモ機能に残せば伝え漏れもありません。
●周知徹底連絡と業務外連絡で連絡事項の重要度を切り分けた わかりやすい情報提供
●手間のかかる煩雑な事務作業を一画面で処理
●管轄担当主催のイベントはメモに登録して問合せに迷わず対応
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