Microsoft GroupBoard＆MOSS 活用支援サイト

GROUPWARE.co.jp > 活用例 > 自治体 (GroupBoard2007) > [自治体向け］テンプレート

広い役所内で周知徹底するのに苦労していた連絡事項とそれに関わる煩わしい作業を一画面で解決します。

周知徹底連絡

回覧板機能を利用しています。広い役所内で時間差なく重要連絡を伝達できます。既読、未読もわかるので、未読者には個別連絡で対応します。

会議スケジュールと公用車予約状況

公用車の予約、利用状況がリアルタイムに把握できます。これまでのような担当部署への問合せや調整が不要になります。

業務外連絡

「周知徹底連絡」と「業務外連絡」で、重要度の切り分けをした情報を提供します。掲示板のように利用できるので、気軽に情報を発信できます。

周知徹底連絡と電話メモ

個人宛ての電話連絡、未読の「周知徹底連絡」（重要度の高い連絡事項）をひと目で確認できます。

三役の外出先

業務に直接関係のないことだけれど・・・知らないと外部からの問合せに対応できない。三役の外出先をリアルタイムに確認できます。

KN 市イベントメモ

管轄内主催のイベントの開催場所や期間は業務スケジュールに記入する内容ではないけれど、把握していないと困ることも多い。付箋紙感覚のイベントメモへの登録が便利です。

イベントメモは当サイトより無料でダウンロードできる Web パーツ「簡易メモ」を利用しておりますが、一部の環境で「簡易メモ」が正常に動作しないという報告を受けております。本件に関しまして、現在調査中のため、本テンプレートをご利用の際は、テンプレートをGroupBoardに適用後、イベントメモを削除してからご利用ください。

回覧板機能を利用しています。回覧する側は未読、既読の確認ができるので未読者には個別に対応が可能なので広い役所内でも周知徹底がスムーズに行えます。

新しい連絡事項を登録したい場合は、［新しい回覧の追加］をクリックします。

［タイトル］は必ず入力します。 ［本文］には、詳細を入力し、この連絡事項の期限を設定します。 ［本文］は、文字列を選択し、フォントサイズやテキスト色を変更して、伝えたい内容を強調することができます。 この連絡事項を誰に宛てるのか、［宛先］も必ず設定します。 宛先は登録ユーザーの中から、左側でメンバ名を選択し、追加ボタンをクリックして、右側に移動させることによって指定します。

必要な設定が終わったら［保存］ボタンをクリックして、登録を確定します。 ［保存］ボタンをクリックしたら、画面がホームに切り替わります。

回覧した連絡事項の未読、既読を確認する場合は、周知徹底連絡をクリックします。

［私からの回覧］をクリックします。

登録した連絡事項の一覧が表示され確認済みに表示されているメンバは既読、未確認に表示されているメンバは未読であることが確認できます。

スケジュールと設備予約機能を利用しています。
公用車という共有の設備利用に関する管理担当部署が請け負う日程調整、予約確認といった面倒な作業を一挙に解決します。

公用車を設備として登録します。 設備に登録すると、スケジュール上に反映され、日時での予約を行うことができるようになります。 ホーム画面上部メニューの［サイトの設定］をクリックします。

［サイトの設定］画面に切り替わったら、［設備の管理］をクリックし、［設備］画面へ移動します。

［設備］画面に切り替わったら、新しい設備として公用車を登録するため、［新しい設備］をクリックします。

［新しい設備］画面では、設備として登録する名前、必要な場合は説明を入力し、［保存］をクリックして新しい設備の登録を確定します。

公用車の予約状況はホームに表示されている「会議スケジュールと公用車予約状況」で閲覧できます。 公用車を予約したい場合は、［新しいスケジュールの追加］をクリックします。

メンバのスケジュールとの調整が不要な場合は、［設備予約のみ］を選択すると、メンバのスケジュール設定画面が非表示となり、設定画面が見やすくなります。 ［タイトル］は必ず入力します。 ［設備予約］から、予約したい公用車を選択し、［追加＞］ボタンをクリックして、右側に移動させます。 ［開始日時］［終了日時］は必ず設定します。 ［開始日時］［終了日時］を設定すると、自動的に［空き時間情報］に利用時間帯がカラーで表示されます。 全ての設定が終了したら、［保存］ボタンをクリックして、登録を確定します。 ［保存］ボタンをクリックするとホーム画面に戻ります。

お知らせ機能を利用しています。 「周知徹底連絡」と「業務外連絡」で、連絡事項の重要度によって切り分けを行った情報提供を行うことで、各人の情報整理をサポートします。 「業務外連絡」では文字通り、業務に直接関係のない情報提供を行います。廊下にある掲示板よりも手軽に利用できるので、積極的に情報提供を行うことができます。

業務外連絡に新しい情報を掲載したい場合は［新しいお知らせの追加］をクリックします。

［タイトル］は必ず入力します。 ［本文］には、詳細を入力します。 ［本文］は、文字列を選択し、フォントサイズやテキスト色を変更して、伝えたい内容を強調することができます。 ［期限］では、この連絡事項の掲載期限を設定します。 必要な設定が終わったら［保存］ボタンをクリックして、登録を確定します。 ［保存］ボタンをクリックしたら、ホーム画面に戻ります。

自分宛ての電話連絡、未読の「周知徹底連絡」（重要度の高い連絡事項）をひと目で確認できます。 「周知徹底連絡」に登録のあった連絡事項で未読のものが表示されます。 「電話メモ」不在時に他のメンバが受けた電話の伝言が登録されると表示されます。

［○件の回覧］、［○件の電話メモ］と表示された左横の＋マークをクリックすると、内容が展開され、自分宛ての周知徹底連絡事項、電話メモの概要を確認できます。

「周知徹底連絡」の詳細を確認したい場合はタイトルをクリックします。

詳細が表示されるので、内容を把握できたら［確認する］をクリックします。 ［確認する］をクリックすると、ホーム画面に戻ります。 未読の「周知徹底連絡」事項がなければ、 0 件と表示されます。

「電話メモ」の詳細を確認したい場合はタイトルをクリックします。

詳細が表示されるので、内容を確認したら［既読にする］をクリックします。

［既読にする］をクリックすると、ホーム画面に戻ります。 既読の電話メモはホーム画面では非表示になります。

業務に直接関係のないことだけれど・・・知らないと外部からの問合せに対応できない。 三役の外出先をリアルタイムに確認できます。

外出先を登録したい場合は、該当メンバのメンバ名をクリックします。

［行き先］は必ず登録します。 ラジオボタンから選択する以外に詳細な行き先を記入したい場合は［その他］を選択し、テキストボックスに入力します。 ［行き先］に関する日時、［直行］、［直帰］情報を設定します。 緊急時の特別な連絡先などがある場合は［連絡先］に入力します。 設定が完了したら［保存］ボタンをクリックして登録を確定します。 登録が確定したら、ホーム画面に戻ります。

※調査中のため本パーツは削除してご利用下さい

管轄内主催のイベントの開催場所や期間は業務スケジュールに記入する内容ではないけれど、問合せ対応など、把握していないと困ることも多い。 付箋紙感覚のイベントメモへの登録が便利です。

［○件の回覧］、［○件の電話メモ］と表示された左横の＋マークをクリックすると、内容が展開され、自分宛ての周知徹底連絡事項、電話メモの概要を確認できます。

新しいメモを登録したい場合は、［メモを追加］をクリックします。

［見出し］と［色］は必ず設定してください。 ［見出し］に入力した内容は、ホーム画面上でメモのタイトルとして表示されます。 ［色］で設定したものはメモを表示した際の台紙の色に反映されます。 ホーム画面上ではメモの台紙の色で表示、非表示を切り替えることができるので、メモの登録内容を、例えば博物館関係は緑、美術館関係は黄色など、台紙の色に よってカテゴリー分けをすると便利です。［メモ］には、詳細を入力します。 設定が終了したら、登録を確定するために、［保存して閉じる］をクリックします。 確定が完了したら、ホーム画面に戻ります。

登録したメモの詳細を確認したい場合は一覧から各タイトルをクリックします。 メモの詳細が小さな別ウインドウで表示されます。

<< 自治体GroupBoard2007へ戻る

HOME｜導入ガイド｜活用例｜Q＆A｜ダウンロード｜連携ツール｜サポート｜お問い合わせ｜メルマガ登録｜運営会社